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Veja 5 maneiras de como manter a organização de documentos em sua empresa.
Organização de documentos para empresas. Você sabe por onde começar? Descubra as maneiras mais inteligentes para deixar a sua empresa em ordem.
Manter a organização de documentos da sua empresa em dia é essencial para o seu negócio, inclusive causa aumento na produtividade.
Quando você sabe onde se localiza tal dado ou item, tudo fica mais ágil e com otimização de tempo.
Por este e outros motivos, é muito importante manter a empresa organizada.
Pensando em ajudar você nesse assunto, preparamos este texto com as principais formas de organização de documentos.
Então, empresário, e se identificou com a sua realidade? Continue conosco e aplique as formas abaixo!
Organização de documentos: 4 maneiras de manter
1ª – Digitalização
A digitalização é uma maneira de organização de documentos.
Na rotina do dia a dia de uma empresa pode se perder muito tempo na procura de um determinado papel, por exemplo.
Armazenar dados em papéis pode trazer vários riscos, extravio e deterioração são alguns deles. Sendo assim, a digitalização resolve este problema. Além disso, ainda reduz o consumo de papel.
Várias empresas optam por esta modalidade eficiente e com confiabilidade de dados.
2ª – Armazenamento em pastas
Já pensou que organizar os dados da sua empresa em pastas pode facilitar?
Você pode, por exemplo, criar uma pasta de contas, outra pasta para um assunto específico e assim por diante.
Essas pastas disponíveis em uma rede podem ser acessadas por qualquer outro colaborador que precise e possa ter acesso a esses dados.
A criação de pastas é um formato de organização de documentos e gera economia de tempo também. Além da praticidade da informação rápida.
3ª – Arquivo em formato suspenso
Sabe aquele documento que precisa ser em papel? Você pode separá-los por categoria de arquivos e realizar o arquivo suspenso.
A cada arquivo novo você apenas coloca em cada pasta específica.
Digamos que precise haver um descarte de papel após um espaço de tempo, você pode marcá-lo com a data em que deve ser descartado.
Neste formato de organização de documentos a sua empresa permanece organizada, e as faxinas são descartadas, pois agora você já sabe quando precisa “limpar”.
4ª – Processo de Microfilmagem
A microfilmagem sem sombra de dúvidas é muito eficiente.
É uma técnica que copia o conteúdo em papel para um arquivo de alta qualidade.
Neste formato, tudo fica compacto para a sua empresa, reduz espaço e demanda.
Esse documento visual tem a mesma validade do papel. Aqui você descarta o papel e fica com a imagem.
Escritorial: uma contabilidade parceira da sua empresa
Como vimos, existem várias maneiras de organização de documentos para a sua empresa. Procure sempre manter tudo em ordem, isso facilita muitos processos e minimiza erros.
Lembrando que estes documentos são extremamente necessários caso sua empresa precise de um deles.
Por este motivo é também importante ter um profissional de contabilidade que cuide desta parte da empresa. Garantindo assim melhores fluxos.
Nós, da Escritorial, vamos ajudar você nessa tarefa. Clique no ícone do WhatsApp, presente na sua tela, fale com um de nossos especialistas e saiba como!
Contratar um contador para me auxiliar na organização de documentos!
